Внешнее обучение в Бруснике.ЛМС: 5 способов обучать внешних пользователей
Maria Ivanova
Аналитик
Интеграции, упомянутые в статье
Брусника.ЛМС поддерживает обучение людей, которые не входят в штат компании: партнёров, дилеров, клиентов, подрядчиков и кандидатов. Для этого предусмотрено пять механизмов внешнего обучения: экстранет в связке с Битрикс24, отдельные внешние ЛМС, внешний доступ по ссылке, субаккаунты и приглашения с функцией «Поделиться».
Эти механизмы решают разные задачи. Внешняя ЛМС создаёт отдельное учебное пространство для аудитории, внешний доступ по ссылке позволяет открыть конкретный объект без учётной записи, субаккаунты подходят для нескольких учащихся под одним основным аккаунтом, а экстранет даёт внешним пользователям доступ к той же ЛМС, которой пользуются сотрудники компании.
Администратор и модератор настраивают доступ и работу с внешними пользователями. Сами внешние пользователи проходят обучение, а модераторы материнской ЛМС могут видеть их результаты в предусмотренных для этого разделах.
Что позволяет делать внешнее обучение в Брусника.ЛМС
В зависимости от выбранного механизма можно:
- предоставить внешним пользователям доступ к ЛМС через экстранет;
- создавать отдельные внешние ЛМС из материнской ЛМС;
- переносить курсы из каталога материнской ЛМС на внешний портал;
- работать с людьми внешней ЛМС из материнской через переключатель портала;
- открывать курсы, тесты, программы, материалы, папки, уроки, мероприятия и опросы по многоразовой ссылке;
- защищать ссылки кодами доступа;
- ограничивать срок действия внешней ссылки;
- отзывать ссылку и выпускать новый токен;
- получать анонимные результаты по кодам доступа;
- создавать субаккаунты для нескольких учащихся под одним основным аккаунтом;
- объединять субаккаунты в группы;
- импортировать и экспортировать список субаккаунтов;
- использовать субаккаунты и их группы в назначениях, аудиториях опросов, отчётах и дашбордах;
- приглашать пользователей в портал;
- делиться отдельными курсами, тестами, программами, опросами, материалами и мероприятиями с конкретными коллегами.
Пять механизмов внешнего обучения
1. Экстранет
Экстранет позволяет внешним пользователям получить доступ к той же внутренней ЛМС компании, которой пользуются сотрудники.
Для приглашения используется ссылка. Для внешних пользователей можно задать подразделение по умолчанию. При необходимости экстранет-пользователя можно перенести в основной аккаунт компании: перед переносом система показывает предварительный просмотр и требует подтверждения кодовым словом.
Для базы знаний предусмотрена настройка «Скрыть от экстранета». Она позволяет не показывать внешним пользователям выбранный материал базы знаний.
Уведомления экстранет-сотрудникам приходят без ссылок на портал.
Экстранет является особенностью работы Брусника.ЛМС в связке с Битрикс24 и другими CRM. В отдельной ЛМС этот пункт скрыт.
2. Внешние ЛМС
Внешняя ЛМС — отдельное учебное пространство для внешних пользователей без доступа во внутреннюю сеть компании. Такие пространства создаются из основной, или материнской, ЛМС.
У внешней ЛМС собственные пользователи и собственная структура. При этом лицензия и количество пользователей учитываются совместно с материнской ЛМС.
В разделе «Управление системой → Внешние ЛМС» можно:
- создать внешний портал;
- указать email, который становится логином модератора;
- просматривать список созданных порталов;
- видеть логин, адрес и название портала;
- получить ссылку-приглашение;
- удалить внешний портал.
Внешняя ЛМС самостоятельно задаёт свой адрес через настройку «Адрес ЛМС».
Курс можно скопировать на внешний портал непосредственно из каталога курсов с помощью действия «Копировать на внешний портал».
Материнская ЛМС может работать с людьми внешнего портала через переключатель «портал». Такой переключатель предусмотрен в отчётах, дашборде, управлении статусами, назначениях и оценке 360. Люди внешних ЛМС также отображаются в разделе «Компания → Внешние ЛМС».
При этом не все функции материнской ЛМС доступны в контексте внешнего портала. В частности, отчёты по ИПР, компетенциям и карьерным трекам для внешней ЛМС не строятся.
Внешние ЛМС относятся к модулю «Внешнее обучение» и не входят в коробочную версию Брусника.ЛМС.
3. Внешний доступ по ссылке
Внешний доступ по ссылке позволяет открыть конкретный объект Брусника.ЛМС человеку, у которого нет учётной записи.
Ссылку можно создать для:
- курса;
- теста;
- программы;
- материала;
- папки;
- урока;
- мероприятия;
- опроса.
Для ссылки можно установить дату окончания действия. При необходимости доступ защищается кодами. Несколько кодов можно добавить к одной ссылке, а сами коды уникальны в пределах портала.
Ссылку можно:
- скопировать как URL;
- представить в виде QR-кода;
- отозвать;
- перевыпустить с новым токеном.
После перевыпуска старая ссылка перестаёт работать.
Ссылка имеет один из трёх статусов:
- активна;
- отозвана;
- истекла.
Гость открывает ссылку, вводит код доступа, если он требуется, и сразу попадает в плеер объекта.
Анонимные отчёты по кодам доступа
Внешний доступ по ссылке может использоваться для анонимного тестирования или другого обучения, когда результаты нужно видеть, но не хранить в ЛМС соответствие между человеком и его результатом.
В отчёте при отборе сотрудников вводится код доступа. Вместо ФИО система показывает соответствующий код.
Соответствие между кодами и реальными людьми хранится вне Брусника.ЛМС.
4. Субаккаунты
Субаккаунты позволяют разместить нескольких учащихся под одним основным аккаунтом. Такой вариант подходит, например, для сотрудников подрядчика, продавцов отдельной точки или смены, у которых нет собственных мест в CRM.
Для субаккаунта доступны:
- фамилия;
- имя;
- отчество;
- логин на латинице;
- должность;
- группа;
- основной аккаунт-владелец.
Субаккаунты можно объединять в группы.
Для управления списками предусмотрены импорт и экспорт.
Также возможна саморегистрация: если пользователь вводит несуществующий логин, ему предлагается зарегистрироваться.
Настройка «Можно входить под любым основным аккаунтом» определяет, разрешён ли вход под чужим основным аккаунтом.
Для субаккаунтов предусмотрены операции:
- сброс пароля;
- увольнение;
- восстановление;
- удаление всех субаккаунтов с двойным подтверждением.
Субаккаунты и их группы можно использовать в назначениях, аудиториях опросов, отчётах и дашборде.
Управление субаккаунтами также доступно через API.
5. Приглашения и «Поделиться»
Для приглашения пользователя в портал можно использовать ссылку-приглашение. Поддерживаются веб-ссылка и ссылка для мини-приложения Telegram. Ссылка для мини-приложения Telegram выдаётся через API. В отдельной ЛМС используется вход по логину и паролю.
Отдельно работает функция «Поделиться». Модератор может поделиться с конкретными коллегами:
- курсом;
- тестом;
- программой;
- опросом;
- материалом;
- мероприятием.
После этого полученный объект появляется у адресата в разделе «С вами поделились».
Как выбрать механизм внешнего обучения
Пять механизмов отличаются по способу доступа и организации внешних пользователей.
| Механизм | Как работает | Для чего подходит |
|---|---|---|
| Экстранет | Внешний пользователь получает доступ к той же ЛМС компании | Работа внешней аудитории в связке с Битрикс24 |
| Внешняя ЛМС | Создаётся отдельный учебный портал из материнской ЛМС | Отдельное обучение партнёров, дилеров и других внешних групп |
| Внешний доступ по ссылке | Пользователь открывает конкретный объект без учётной записи | Разовые или многоразовые приглашения на курс, тест, программу и другие объекты |
| Субаккаунты | Несколько учащихся работают под одним основным аккаунтом | Аудитории без отдельных мест в CRM |
| Приглашения и «Поделиться» | Пользователь получает приглашение в портал или конкретный объект | Адресное предоставление доступа |
Выбор механизма зависит от того, нужен ли внешнему пользователю отдельный аккаунт, отдельный учебный портал или только доступ к конкретному объекту.
Как работает внешняя ЛМС
Типовой сценарий с отдельным внешним порталом выглядит так:
- В материнской ЛМС создаётся внешняя ЛМС.
- Внешнему порталу назначается собственный адрес.
- Внешним пользователям отправляется ссылка-приглашение.
- Курсы из каталога материнской ЛМС копируются на внешний портал.
- Внешние пользователи проходят обучение в своём портале.
- Модератор материнской ЛМС переключается на нужный портал в поддерживаемых разделах и работает с данными его пользователей.
При этом внешняя ЛМС имеет собственных людей и собственную структуру, но пользователи учитываются в общей лицензии материнской ЛМС.
Сценарии использования
Обучение дилеров
Для дилерской сети можно создать отдельную внешнюю ЛМС, отправить приглашение пользователям и скопировать на портал курсы по продукту.
Прогресс пользователей затем можно смотреть из материнской ЛМС, переключившись на портал дилеров в предусмотренных для этого разделах.
Тестирование кандидатов
Для входного тестирования кандидатов можно создать внешний доступ по ссылке на тест.
Ссылке устанавливается срок действия, например до конца месяца. Для кандидатов генерируются коды доступа, после чего им отправляется ссылка с соответствующим кодом.
Результаты можно смотреть в отчётах по кодам доступа. При таком сценарии соответствие кодов и реальных людей хранится вне ЛМС.
Обучение подрядчиков или сотрудников без отдельных мест в CRM
Если нескольким учащимся требуется обучение, но для них нет отдельных мест в CRM, можно использовать субаккаунты.
Учащихся можно объединить в группы, использовать эти группы в назначениях и аудиториях опросов, а их данные учитывать в отчётах и дашборде.
Отчёты и аналитика внешнего обучения
Внешние пользователи учитываются в предусмотренных механизмах аналитики Брусника.ЛМС.
Для внешних ЛМС переключатель портала доступен в:
- отчётах;
- дашборде;
- управлении статусами;
- назначениях;
- оценке 360.
Отчёт по активным пользователям учитывает людей внешних ЛМС.
Гости, которые проходят обучение по внешней ссылке, отражаются в отчётах по кодам доступа.
Субаккаунты и их группы доступны как данные для фильтрации в дашборде и отчётах.
При этом для внешней ЛМС не строятся отчёты по ИПР, компетенциям и карьерным трекам.
Связь с другими возможностями Брусника.ЛМС
Внешнее обучение связано с другими функциональными блоками Брусника.ЛМС:
- Назначения — субаккаунты и люди внешних ЛМС могут быть получателями назначений.
- Каталоги — курсы можно копировать на внешние порталы; отдельными объектами можно делиться с пользователями.
- Отчёты и дашборды — позволяют анализировать данные внешних пользователей и субаккаунтов в предусмотренных сценариях.
- Опросы — субаккаунты и их группы могут использоваться при формировании аудитории.
- База знаний — для экстранета предусмотрена настройка «Скрыть от экстранета».
- Оценка 360 — при работе с внешней ЛМС предусмотрен переключатель портала в управлении оценкой.
- API — через API доступны операции с пользователями, субаккаунтами и ссылками-приглашениями.
Эти связи не означают, что все возможности Брусника.ЛМС доступны во всех механизмах внешнего обучения. Набор функций зависит от конкретного способа доступа и контекста работы.
Где настраивается внешнее обучение
Основные настройки находятся в следующих разделах:
- Управление системой → Экстранет;
- Управление системой → Внешние ЛМС;
- Управление обучением → Внешний доступ по ссылке;
- Управление обучением → Субаккаунты.
Ограничения и условия
При использовании внешнего обучения важно учитывать несколько условий:
- экстранет доступен только в связке с Битрикс24; в отдельной ЛМС соответствующий пункт скрыт;
- внешние ЛМС недоступны в коробочной версии;
- пользователи внешних ЛМС учитываются в общей лицензии материнской ЛМС;
- отчёты по ИПР, компетенциям и карьерным трекам не строятся в контексте внешней ЛМС;
- для анонимных отчётов по кодам соответствие между кодом и реальным человеком хранится вне Брусника.ЛМС;
- наличие конкретного функционала внутри определённой бизнес-системы зависит от соответствующей интеграции и её реализации.
Частые вопросы
Что такое внешнее обучение в Брусника.ЛМС?
Внешнее обучение — набор из пяти механизмов для обучения людей за пределами штата компании: партнёров, дилеров, клиентов, подрядчиков и кандидатов.
Какие способы внешнего обучения есть в Брусника.ЛМС?
Предусмотрены экстранет Битрикс24, внешние ЛМС, внешний доступ по ссылке, субаккаунты, а также приглашения и функция «Поделиться».
Можно ли создать отдельную ЛМС для партнёров или дилеров?
Да. Из материнской ЛМС можно создать внешнюю ЛМС с собственными пользователями и структурой. Курсы можно скопировать на внешний портал.
Можно ли обучать внешних пользователей без создания учётных записей?
Да. Для этого можно использовать внешний доступ по ссылке к поддерживаемому объекту. При необходимости ссылка защищается кодом доступа.
Какие объекты можно открыть по внешней ссылке?
По внешней ссылке можно предоставить доступ к курсу, тесту, программе, материалу, папке, уроку, мероприятию или опросу.
Можно ли ограничить срок действия внешней ссылки?
Да. Для ссылки можно задать дату окончания действия. Ссылку также можно отозвать и перевыпустить с новым токеном.
Можно ли использовать внешние ссылки для анонимного тестирования?
Да. В отчёте можно использовать коды доступа вместо ФИО. Соответствие кодов и реальных людей при таком сценарии хранится вне ЛМС.
Для чего нужны субаккаунты?
Субаккаунты позволяют разместить нескольких учащихся под одним основным аккаунтом. Они подходят для аудиторий, которым не требуются отдельные места в CRM.
Можно ли анализировать пользователей внешней ЛМС из материнской ЛМС?
Да. В поддерживаемых разделах есть переключатель портала, позволяющий работать с людьми внешней ЛМС из материнской. При этом существуют ограничения: например, отчёты по ИПР, компетенциям и карьерным трекам для внешней ЛМС не строятся.
Доступен ли экстранет в отдельной ЛМС?
Нет. Экстранет реализован для Брусника.ЛМС в связке с Битрикс24; в отдельной ЛМС соответствующий пункт скрыт.