Мероприятия в Брусника.ЛМС — это инструмент для организации очных и онлайн-событий с регистрацией участников, ограничением количества мест, учётом посещаемости и обратной связью.

С помощью мероприятий можно организовывать вебинары, тренинги, конференции, мастер-классы, воркшопы, наставнические встречи, митапы, хакатоны, стажировки, ассессменты и другие события.

Мероприятие содержит дату и время, место проведения или ссылку на онлайн-конференцию, организатора, ответственного и участников. Для события можно открыть регистрацию по заявке, установить лимит мест, публиковать его в календаре Битрикс24 и отслеживать фактическое участие.

Мероприятия могут использоваться самостоятельно, назначаться сотрудникам, включаться в программы обучения и использоваться как развивающая активность в ИПР.

Что позволяет делать модуль «Мероприятия»

В Брусника.ЛМС можно:

• создавать очные и онлайн-мероприятия;
• указывать дату, время и место проведения;
• добавлять адрес или ссылку на онлайн-конференцию;
• выбирать тип мероприятия — внутреннее или внешнее;
• использовать готовый вид мероприятия или создать свой;
• назначать организатора и ответственного;
• добавлять отдельных сотрудников или целые отделы;
• устанавливать лимит участников или проводить мероприятие без ограничения мест;
• открывать регистрацию по заявке;
• одобрять или отклонять заявки;
• автоматически уведомлять сотрудника о решении по заявке;
• освобождать место, если зарегистрированный сотрудник отказывается от участия;
• отмечать фактическое участие;
• собирать обратную связь после мероприятия;
• показывать мероприятия в каталоге или скрывать их;
• назначать мероприятие сотрудникам напрямую;
• публиковать мероприятие в календаре Битрикс24;
• отправлять приглашения участникам вместе с публикацией события в календарь Битрикс24;
• использовать календарь Kommo для мероприятий;
• просматривать события в виде списка или календаря;
• фильтровать мероприятия по типу, виду и другим параметрам;
• получать отчётность по посещаемости и участникам;
• выгружать результаты в Excel и PDF;
• получать выводы Ники [Nika.AI] по данным отчётности.

Как работает мероприятие

Создание мероприятия состоит из двух этапов:

1. Основная информация
2. Участники и настройки

На первом этапе задаются основные параметры события: название, описание, даты начала и завершения. Для даты можно использовать быстрый выбор — сегодня, завтра или через неделю.

Затем настраиваются участники, лимит мест, отображение мероприятия в каталоге, обратная связь и другие параметры.

Мероприятие можно сохранить как черновик или опубликовать.

Черновик не виден сотрудникам. После публикации мероприятие может появиться в каталоге и стать доступным для записи, если выполнены условия регистрации.

Основная информация о мероприятии

В карточке мероприятия можно указать:

• название;
• описание;
• дату и время начала;
• дату и время завершения;
• тип — внутреннее или внешнее;
• вид мероприятия;
• место проведения;
• организатора;
• ответственного;
• цвет события и текста в календаре.

Виды мероприятий

В Брусника.ЛМС доступны 30 готовых видов мероприятий, включая:

• вебинар;
• тренинг;
• конференцию;
• мастер-класс;
• воркшоп;
• митап;
• наставничество;
• хакатон;
• стажировку;
• ассессмент.

Также можно указать собственный вариант вида мероприятия.

Тип «внутреннее» или «внешнее» используется как метка и доступен для фильтрации.

Место проведения

Для мероприятия можно указать:

• физический адрес;
• ссылку на онлайн-конференцию.

Таким образом, один и тот же функциональный блок используется для очных, онлайн- и других форматов событий.

Участники и регистрация

В мероприятие можно добавить отдельных сотрудников или целые отделы. Для добавления сотрудников из подразделения используется возможность «Добавить из отдела».

Для каждого мероприятия можно установить лимит участников:

• конкретное количество мест;
• 0 — без ограничения количества участников.

Регистрация по заявке

Если мероприятие предполагает предварительный отбор участников, сотрудник подаёт заявку через каталог мероприятий.

Заявки отображаются во вкладке «Заявки» в карточке мероприятия. Модератор может:

• одобрить заявку;
• отклонить заявку с указанием причины;
• одобрить все заявки;
• отозвать ранее выданное одобрение.

При отклонении заявки сотрудник получает уведомление с причиной.

Если свободных мест больше нет, новые заявки не принимаются. При этом модератор может вручную добавить участника даже сверх установленного лимита.

Отказ от участия

Сотрудник может выбрать «Не смогу участвовать». В этом случае его место освобождается.

После мероприятия сотрудник может самостоятельно указать результат участия:

• «Да, участвовал»;
• «Нет, не пришёл».

Модератор также отмечает, кто действительно участвовал в мероприятии. Именно эта информация используется для учёта посещаемости.

Каталог мероприятий

Сотрудники могут просматривать доступные мероприятия в каталоге.

Предусмотрено два режима отображения:

• список;
• календарь с месячной сеткой.

Для поиска нужных событий доступны фильтры по:

• внутренним и внешним мероприятиям;
• типу записи;
• видам мероприятий.

Для мероприятия в зависимости от его состояния доступны соответствующие действия, в том числе:

• «Записаться»;
• «Не смогу участвовать»;
• «Назначить»;
• «Поделиться»;
• «Копировать ссылку»;
• удаление.

Статусы мероприятий

В каталоге используются следующие статусы:

Если мероприятие отменено, ранее записанные сотрудники и существующие заявки сохраняются, но новая запись становится недоступна.

Мероприятия в кабинете сотрудника

В кабинете сотрудника мероприятия находятся в разделе «Обучение → Мои мероприятия».

Здесь отображаются:

• мероприятия сотрудника;
• счётчик заявок, ожидающих решения;
• назначенные мероприятия;
• календарь мероприятий.

Назначенное или уже записанное мероприятие может быть доступно сотруднику даже в том случае, если оно не отображается в общем каталоге.

Публикация в календарь Битрикс24

Мероприятие можно опубликовать в выбранный календарь Битрикс24.

При публикации в календарь передаются:

• событие;
• участники.

Также можно отправить участникам приглашения со своим текстом.

Повторная публикация мероприятия обновляет ранее созданное событие в календаре.

Для публикации необходимы:

• выбранный календарь;
• участники;
• опубликованное мероприятие.

При этом приглашения отправляются именно вместе с событием при его публикации в календарь Битрикс24.

Для мероприятий также предусмотрена опция календаря Kommo.

Публикация в календарь Битрикс24 и календарь Kommo относится к мероприятиям. Эта возможность не распространяется на задачи.

Обратная связь после мероприятия

Для мероприятия можно настроить анкету обратной связи, которая показывается после участия.

Анкета позволяет собрать обратную связь непосредственно после события. Для работы с такими анкетами используются возможности модуля «Опросы».

На уровне портала также можно настроить регулярные опросы для анкет после мероприятий.

Назначение мероприятий

Мероприятие можно не только открыть для самостоятельной регистрации, но и назначить сотрудникам через «Назначения».

Это позволяет использовать мероприятия как обязательную активность: сотрудникам, которые должны присутствовать на встрече, мероприятие назначается напрямую, без ожидания заявки.

Мероприятия в программах обучения

Мероприятие может быть частью программы обучения.

При включении мероприятия в программу его прохождение засчитывается по факту участия.

Это позволяет использовать очную или онлайн-встречу как один из элементов комплексной программы обучения вместе с другими активностями.

Мероприятия и ИПР

Мероприятие может использоваться как развивающая активность в ИПР — индивидуальном плане развития сотрудника.

Например, в план развития можно включить участие в наставнической встрече, тренинге или другом мероприятии, если такая активность соответствует задачам развития сотрудника.

Геймификация

На уровне портала можно настроить баллы за участие в мероприятиях.

Таким образом, участие в событии может учитываться не только в статистике посещаемости, но и в механике геймификации Брусника.ЛМС.

Отчёты и аналитика

Информация о мероприятиях доступна в разделе «Отчётность по активностям → Мероприятия».

Отчётность позволяет анализировать:

• посещаемость;
• долю выполнивших;
• данные в разрезе подразделений;
• данные в разрезе должностей;
• участников выбранного мероприятия;
• статусы участников.

Для анализа также доступны выводы Ники [Nika.AI].

Результаты можно вывести в:

• Excel;
• PDF.

Отдельно доступен отчёт «Мероприятия: внешние и очные».

Кто работает с мероприятиями

В зависимости от роли с мероприятиями работают разные пользователи.

Модератор:

• создаёт мероприятия;
• настраивает их;
• работает с заявками;
• одобряет или отклоняет участников;
• отмечает фактическое участие.

Ответственный — сотрудник портала:

• выступает ответственным за встречу в календаре Битрикс24.

Сотрудник:

• просматривает доступные мероприятия;
• подаёт заявку;
• получает решение по заявке;
• отказывается от участия;
• отмечает своё участие после мероприятия;
• заполняет анкету обратной связи.

Типовые сценарии использования

Тренинг с регистрацией

1. Модератор создаёт тренинг и устанавливает лимит, например 20 мест.
2. Публикует мероприятие.
3. Сотрудники записываются через каталог.
4. Заявки появляются во вкладке «Заявки».
5. Модератор одобряет участников.
6. После тренинга отмечается фактическое участие.
7. Участнику показывается анкета обратной связи.
8. Посещаемость отражается в отчётности.

Обязательная встреча

Если присутствие определённых сотрудников обязательно, мероприятие можно назначить через «Назначения». В этом сценарии сотруднику не требуется сначала подавать заявку и ждать её одобрения.

Онлайн-вебинар

Модератор создаёт вебинар, указывает ссылку на онлайн-конференцию, определяет участников или открывает регистрацию и после завершения отмечает фактическое участие.

Мероприятие как часть программы

Мероприятие включается в программу обучения. Участие сотрудника учитывается как выполнение соответствующей активности программы.

Развивающее мероприятие

Мероприятие добавляется в ИПР сотрудника как развивающая активность — например, наставническая встреча, тренинг или другой формат развития.

Связь с другими возможностями Брусника.ЛМС

Модуль мероприятий связан с несколькими другими функциональными блоками:

Ограничения и условия

Регистрация сотрудника возможна, если одновременно выполняются условия:

• мероприятие опубликовано;
• дата окончания ещё не прошла;
• регистрация открыта;
• есть свободные места.

Если лимит установлен в 0, количество участников не ограничивается.

Черновик мероприятия не виден сотрудникам.

При этом назначенное или уже записанное мероприятие может быть доступно сотруднику даже без отображения в общем каталоге.

Если мероприятие отменено, существующие записи и заявки сохраняются, но новая регистрация становится недоступной.

Публикация в календарь Битрикс24 возможна только для мероприятий и требует выбранного календаря, участников и публикации самого мероприятия.

Частые вопросы

Что такое мероприятия в Брусника.ЛМС?

Мероприятия — это очные и онлайн-события с датой, местом проведения, участниками и возможностью регистрации, учёта посещаемости и обратной связи.

Какие виды мероприятий можно создавать?

В Брусника.ЛМС есть 30 готовых видов мероприятий, включая вебинары, тренинги, конференции, мастер-классы, воркшопы, митапы, наставничество, хакатоны, стажировки и ассессменты. Также можно указать собственный вид.

Можно ли ограничить количество участников?

Да. В карточке мероприятия можно установить лимит участников. Значение 0 означает отсутствие ограничения.

Можно ли регистрироваться на мероприятие по заявке?

Да. Сотрудник подаёт заявку, а модератор может её одобрить или отклонить с указанием причины.

Можно ли назначить мероприятие сотрудникам без заявки?

Да. Через «Назначения» мероприятие можно назначить сотрудникам напрямую, без ожидания заявки.

Можно ли учитывать фактическое участие?

Да. После мероприятия сотрудник может отметить, участвовал ли он, а модератор может отметить фактических участников.

Можно ли собрать обратную связь после мероприятия?

Да. Для мероприятия можно настроить анкету обратной связи, которая показывается после участия.

Можно ли включить мероприятие в программу обучения?

Да. Мероприятие можно включить в программу, и его выполнение засчитывается по факту участия.

Можно ли опубликовать мероприятие в календаре Битрикс24?

Да. Опубликованное мероприятие можно отправить в выбранный календарь Битрикс24 вместе с участниками. При повторной публикации событие обновляется.

Можно ли анализировать посещаемость мероприятий?

Да. В отчётности по активностям доступны данные о посещаемости, доле выполнивших, участниках и их статусах, а также разрезы по подразделениям и должностям. Результаты можно вывести в Excel и PDF.

Можно ли использовать мероприятия в ИПР?

Да. Мероприятие может использоваться как развивающая активность в индивидуальном плане развития сотрудника.

Частые вопросы — краткий справочник

Мероприятие в Брусника.ЛМС — это очное или онлайн-событие с датой, местом проведения, участниками и возможностью регистрации.

Регистрация может проходить по заявке с одобрением модератора или через прямое назначение сотрудникам.

Участие можно учитывать отдельно от факта записи: модератор отмечает, кто действительно участвовал.

Интеграция с календарями позволяет публиковать мероприятия в календарь Битрикс24, а для мероприятий также предусмотрена опция календаря Kommo.

Результаты участия используются в отчётности, программах обучения, опросах, геймификации и ИПР.

Коротко

Мероприятия в Брусника.ЛМС — это инструмент для организации очных и онлайн-событий с регистрацией, лимитом мест и учётом участия. С его помощью можно создавать вебинары, тренинги, конференции и другие события, принимать и одобрять заявки, собирать обратную связь и анализировать посещаемость. Мероприятия можно назначать сотрудникам, включать в программы обучения и ИПР, а также публиковать в календаре Битрикс24.