База знаний в Бруснике.ЛМС — материалы, поиск и согласование

База знаний в Бруснике.ЛМС — это корпоративная библиотека, в которой сотрудники могут находить, изучать и отслеживать материалы, а команда обучения — создавать, структурировать, согласовывать, назначать и анализировать их использование.

Материалы хранятся в дереве папок и могут быть представлены в разных форматах: видео, PDF, документы Office, электронные книги EPUB и FB2, SCORM, H5P, лонгриды, ссылки, файлы для скачивания, материалы из конструктора Cforj и сборные материалы.

База знаний подходит не только для хранения документов. В ней можно организовать каталог корпоративных знаний, настроить доступ, согласование публикаций, подписку на обновления, назначение материалов сотрудникам и поиск с помощью Nika.AI.

Что позволяет делать База знаний в Брусника.ЛМС

В Базе знаний можно:

• создавать папки и материалы;
• организовывать материалы в дерево папок любой вложенности;
• размещать один материал в нескольких папках;
• добавлять материалы разных форматов;
• назначать доступ отдельным подразделениям или выбранным сотрудникам;
• скрывать материалы и папки из каталога;
• скрывать материалы от экстранета в Bitrix24;
• настраивать категории материалов;
• добавлять комментарии и анкеты обратной связи;
• связывать материал с развиваемой компетенцией;
• назначать баллы XP за просмотр материалов;
• отправлять материалы на согласование;
• создавать маршруты согласования с несколькими этапами и согласующими;
• назначать материалы сотрудникам;
• отслеживать просмотры и статусы ознакомления;
• подписываться на материалы и папки;
• делиться материалами и папками с коллегами;
• копировать ссылки на материалы и папки;
• искать материалы по каталогу;
• задавать вопросы Nika.AI по содержанию материалов и других объектов обучения;
• получать отчёты по просмотрам, ознакомлению и назначениям;
• использовать материалы внутри курсов, программ и траекторий;
• работать с папками, материалами и подписками через API.

Как устроена База знаний

Основой Базы знаний является дерево папок. Папки можно создавать с любой глубиной вложенности, переименовывать, перемещать и менять порядок материалов внутри них.

Один материал может находиться сразу в нескольких папках. Это позволяет организовать один и тот же документ или другой ресурс по разным тематическим направлениям без создания нескольких копий.

Для папок и материалов можно отдельно настраивать доступ и видимость, а для папок — также баллы за материалы, находящиеся внутри неё.

Материалы

База знаний поддерживает разные типы контента.

Видео можно добавить как ссылку на YouTube, Vimeo, RuTube, VK Видео, Дзен, Яндекс.Диск, Google Drive, Dropbox или диск Битрикс24, вставить код или загрузить видеофайл.

PDF отображается с предпросмотром.

Office — документ из медиатеки.

Книга — электронная книга в формате EPUB или FB2. Для книги можно включить опцию «Доступна Нике». В этом случае Nika.AI может прочитать содержание книги и отвечать на вопросы по нему пользователям, которым книга доступна.

Файл для скачивания можно предоставить сотруднику для загрузки на устройство.

Ссылка открывается в отдельном окне.

Лонгрид — материал, созданный из блоков.

SCORM — пакет электронного обучения. Для него доступна настройка «Учитывать статусы из SCORM-пакета».

H5P — интерактивный контент.

Cforj — материал, созданный в конструкторе.

Сборный материал — единый материал, в котором можно расположить блоки разных типов в произвольном порядке.

Таким образом, База знаний может объединять в одном каталоге как обычные документы и ссылки, так и интерактивный и учебный контент.

Создание материала

Создание материала состоит из трёх основных этапов.

1. Контент

На первом этапе выбирается тип материала и добавляется его содержимое.

Тип материала важно выбрать сразу: после сохранения изменить тип нельзя.

2. Классификация и доступ

На этом этапе задаются параметры размещения и доступности материала.

Можно указать:

• папку;
• категорию;
• компетенцию, которую развивает материал;
• комментарии;
• анкету обратной связи;
• необходимость скрыть материал из каталога;
• необходимость скрыть его от экстранета в Bitrix24;
• доступ только для определённых подразделений;
• доступ только для выбранных сотрудников;
• количество баллов XP за просмотр.

Так База знаний позволяет отделить сам контент от правил его распространения и использования.

3. Согласование

Для материала можно настроить маршрут согласования. Маршрут состоит из этапов и назначенных согласующих.

Пока материал не согласован, он не публикуется, в том числе при работе через API.

Папки и структура знаний

Папки образуют дерево любой вложенности. С ними можно выполнять основные операции организации библиотеки:

• быстро создавать папки;
• переименовывать их;
• перемещать папки;
• перемещать материалы;
• задавать порядок материалов;
• настраивать доступ;
• управлять видимостью в каталоге;
• задавать баллы за материалы папки.

Один материал может находиться в нескольких папках. Это удобно, когда один документ относится сразу к нескольким тематическим разделам.

Например, один регламент может одновременно находиться в папках «Продажи» и «Работа с клиентами».

Каталог для сотрудника

Сотрудник работает с доступной ему частью Базы знаний.

В каталоге отображаются дерево папок и материалы выбранной папки. Поиск позволяет искать материалы по всем папкам, к которым у сотрудника есть доступ.

Для каждого сотрудника система учитывает доступность материалов и папок. Скрытые из каталога или недоступные сотруднику объекты ему не показываются.

Поиск Nika.AI

В Базе знаний доступен поиск Nika.AI. Сотрудник может задать вопрос своими словами, а Nika.AI формирует ответ на основе доступной информации внутри Брусника.ЛМС.

В поиск могут попадать:

• уроки;
• тесты;
• курсы;
• программы;
• опросы;
• материалы;
• книги.

Ответ содержит ссылки на подходящие объекты, чтобы сотрудник мог перейти к исходному материалу.

Например, вместо поиска по названиям документов сотрудник может спросить:

«Как оформить командировку?»

Если необходимая информация есть в доступных материалах LMS, Nika.AI помогает найти её и указывает соответствующие материалы.

Просмотр, отслеживание и подписки

Сотрудник может просматривать материалы и отмечать их как просмотренные.

Для материала доступен счётчик просмотров.

Можно также подписаться на материал или папку. Изменения по подписанным объектам появляются в разделе «Мои материалы → Отслеживаемые» с отметкой «Изменилось с прошлого просмотра».

Подписка на папку распространяется и на вложенные в неё материалы.

Это позволяет использовать Базу знаний не только как статическую библиотеку, но и как источник актуальной информации, за изменениями которой сотрудник может следить.

«Мои материалы»

Раздел «Мои материалы» объединяет материалы и рабочие объекты, доступные конкретному сотруднику.

В нём представлены:

• назначенные материалы;
• материалы, находящиеся в процессе;
• просроченные материалы;
• завершённые материалы;
• материалы, которыми поделились с сотрудником;
• материалы на согласовании;
• созданные сотрудником материалы;
• доступные сотруднику материалы;
• отслеживаемые материалы;
• просмотренные материалы.

Для работы с материалами используются статусы:

• назначен;
• самоназначен;
• не начат;
• в процессе;
• ознакомлен;
• просрочено.

Согласование материалов

База знаний позволяет организовать контролируемую публикацию материалов.

Например, юридический отдел может подготовить PDF «Регламент работы с клиентами» и задать маршрут согласования:

руководитель отдела → директор.

Согласующие увидят материал в разделе «Мои материалы → Согласование» и смогут пройти соответствующие этапы утверждения.

После согласования материал становится доступным для публикации по настроенным правилам.

Это позволяет использовать Базу знаний не только для хранения уже утверждённых документов, но и для организации процесса их согласования перед публикацией.

Назначение материалов

Материалы Базы знаний можно назначать сотрудникам.

Назначенные материалы отображаются в «Моих материалах», а информация о назначениях доступна в отчётах по назначениям и на дашборде.

Это позволяет использовать отдельный материал как самостоятельную единицу обучения или ознакомления, не обязательно помещая его внутрь курса.

Обратная связь

При настройке материала можно добавить анкету обратной связи.

Это позволяет связать публикацию материала с последующим сбором обратной связи от сотрудников.

Компетенции и геймификация

Материал можно связать с компетенцией, которую он развивает.

Также для материалов и папок можно настроить баллы XP за просмотр. Эти баллы могут использоваться в механике геймификации Брусника.ЛМС.

Таким образом, материал Базы знаний может быть связан не только с содержанием, но и с развитием компетенций и игровой механикой обучения.

Отчёты и аналитика

База знаний предоставляет данные, необходимые для контроля использования материалов.

Можно анализировать:

• просмотры материалов;
• статусы ознакомления;
• пройденные за определённый период материалы;
• назначения;
• материалы на дашборде;
• материалы с низким завершением через автоотчёт «Что проседает».

Автоотчёт «Что проседает» показывает курсы и материалы с низким завершением.

Таким образом, База знаний может использоваться не только для публикации контента, но и для контроля того, какие материалы сотрудники действительно проходят и где возникают проблемы с завершением.

Настройки Базы знаний

В разделе «Настройки приложения → База знаний» можно разрешить обычным пользователям создавать материалы и папки.

Если такая возможность включена, сотрудники без роли модератора могут участвовать в наполнении Базы знаний.

Здесь же настраиваются категории материалов. Доступны системные локализованные категории и собственные категории, порядок которых можно менять перетаскиванием.

Доступ и баллы также настраиваются для конкретных папок и материалов.

Связь с другими возможностями Брусника.ЛМС

Материалы Базы знаний могут использоваться совместно с другими функциональными блоками LMS.

Подтверждённые связи включают:

• курсы и программы — материал может использоваться как модуль;
• траектории — материалы могут входить в последовательность развития;
• назначения — отдельные материалы можно назначать сотрудникам;
• компетенции — материал можно связать с развиваемой компетенцией;
• геймификация — за просмотр могут начисляться XP;
• анкеты обратной связи — к материалу можно добавить анкету;
• внешний доступ по ссылке — доступ может предоставляться к материалу или папке;
• API — через API доступны папки, материалы и подписки.

База знаний поэтому может выступать как самостоятельная библиотека и одновременно как источник контента для других элементов обучения.

Внешний доступ и API

Для материала или папки можно использовать внешний доступ по ссылке.

Кроме того, работа с Базой знаний может осуществляться через API. Для API доступны операции с:

• папками;
• материалами;
• подписками.

При этом правила публикации сохраняются: несогласованный материал не публикуется, в том числе через API.

Сценарии использования

Корпоративные регламенты с согласованием

Юрист создаёт PDF с новым регламентом, помещает его в папку «Регламенты» и задаёт маршрут согласования.

После прохождения этапов согласования материал публикуется. Сотрудники получают к нему доступ и могут подписаться на папку или сам материал, чтобы отслеживать последующие изменения.

Ответ на вопрос через Nika.AI

Сотруднику нужно узнать, как оформить командировку.

Вместо просмотра большого количества документов он задаёт вопрос через поиск Nika.AI. Система ищет информацию в доступных объектах LMS и возвращает ответ со ссылками на подходящие материалы.

Библиотека учебных материалов

Компания может организовать дерево папок с видео, PDF, электронными книгами, SCORM, H5P, лонгридами и другими материалами.

Сотрудники находят нужный контент через каталог и поиск, а команда обучения управляет доступом, назначениями и актуальностью материалов.

Отслеживание обновлений

Если важный материал регулярно обновляется, сотрудник может подписаться на него или на папку.

При изменениях объект появляется в «Отслеживаемых» с отметкой о том, что он изменился с прошлого просмотра.

Материал как часть обучения

Отдельный материал можно использовать как модуль курса или программы, включать в траектории и назначать сотрудникам.

Это позволяет сочетать свободный доступ к корпоративной библиотеке с управляемыми учебными маршрутами.

Ограничения и условия

При работе с Базой знаний важно учитывать несколько правил.

Если создание материалов пользователями отключено, сотрудники без роли модератора не могут создавать материалы и папки.

Тип материала нельзя изменить после сохранения.

Несогласованный материал не публикуется, в том числе через API.

Сотрудник не видит материалы и папки, которые скрыты из каталога или недоступны ему по настроенным правилам доступа.

Для отдельных возможностей могут использоваться дополнительные условия. Например, возможность скрывать материал от экстранета относится к работе в Bitrix24.

Частые вопросы

Что такое База знаний в Брусника.ЛМС?

База знаний — это корпоративная библиотека материалов с папками, поиском, настройками доступа, согласованием, назначениями, подписками и аналитикой.

Какие форматы материалов поддерживает База знаний?

Поддерживаются видео, PDF, Office, EPUB, FB2, файлы для скачивания, ссылки, лонгриды, SCORM, H5P, Cforj и сборные материалы.

Можно ли организовать материалы по папкам?

Да. Папки образуют дерево любой вложенности. Материал при этом может находиться сразу в нескольких папках.

Можно ли согласовывать материалы перед публикацией?

Да. Для материала можно создать маршрут из этапов и согласующих. Несогласованный материал не публикуется, в том числе через API.

Можно ли ограничить доступ к материалу?

Да. Материал можно сделать доступным только для определённых подразделений или выбранных сотрудников, а также управлять его видимостью в каталоге.

Можно ли искать информацию с помощью Nika.AI?

Да. Nika.AI может отвечать на вопросы по доступной информации внутри Брусника.ЛМС и давать ссылки на подходящие материалы и другие объекты.

Можно ли подписаться на материал?

Да. Можно подписаться на материал или папку. Изменения отображаются в разделе «Мои материалы → Отслеживаемые».

Можно ли назначать материалы сотрудникам?

Да. Назначенные материалы отображаются в «Моих материалах», а данные о назначениях доступны в соответствующих отчётах и на дашборде.

Можно ли использовать материалы в курсах?

Да. Материал может использоваться как модуль курса или программы, а также быть частью траектории.

Можно ли работать с Базой знаний через API?

Да. API поддерживает работу с папками, материалами и подписками.

Можно ли дать доступ к материалу по ссылке?

Да. Для материала или папки можно использовать внешний доступ по ссылке.

Коротко

База знаний в Брусника.ЛМС — это корпоративная библиотека материалов с папками, поиском, настройками доступа, согласованием, назначениями и подписками. Она поддерживает видео, документы, книги, SCORM, H5P, лонгриды и другие типы контента. Nika.AI может отвечать на вопросы по доступным материалам и ссылаться на источники внутри LMS. Материалы также можно использовать в курсах, программах и траекториях, связывать с компетенциями и учитывать при аналитике обучения.