Treinamento externo no Brusnika.LMS: 5 formas de capacitar públicos externos

O Brusnika.LMS permite organizar treinamentos para pessoas que não fazem parte do quadro interno da empresa, como parceiros, revendedores, clientes, contratados e candidatos. Para isso, a plataforma oferece cinco mecanismos de treinamento externo: Extranet no Bitrix24, LMS externos separados, acesso por link, subcontas e convites com a função “Compartilhar”.

Os mecanismos atendem a situações diferentes. Um LMS externo cria um espaço de aprendizagem separado para um público externo. O acesso por link permite abrir um objeto específico sem criar uma conta. As subcontas permitem que vários alunos utilizem uma conta principal, enquanto a Extranet permite que usuários externos acessem o mesmo LMS utilizado pelos funcionários da empresa.

O administrador e o moderador configuram os acessos e gerenciam o treinamento externo. Os usuários externos realizam os treinamentos, enquanto os moderadores do LMS principal podem consultar seus resultados nas áreas em que essa visualização é suportada.

O que o treinamento externo permite fazer

Dependendo do mecanismo utilizado, o Brusnika.LMS permite:

• dar acesso a usuários externos por meio da Extranet;
• criar LMS externos separados a partir de um LMS principal;
• copiar cursos do catálogo do LMS principal para um portal externo;
• trabalhar com os usuários de um LMS externo a partir do LMS principal usando um seletor de portal;
• abrir cursos, testes, programas, materiais, pastas, aulas, eventos e pesquisas por meio de links reutilizáveis;
• proteger links com códigos de acesso;
• definir uma data de expiração para um link externo;
• revogar um link e emitir um novo token;
• consultar resultados anônimos usando códigos de acesso;
• criar subcontas para vários alunos vinculados a uma conta principal;
• organizar subcontas em grupos;
• importar e exportar listas de subcontas;
• usar subcontas e seus grupos em atribuições, públicos de pesquisas, relatórios e dashboards;
• convidar usuários para um portal;
• compartilhar cursos, testes, programas, pesquisas, materiais e eventos com colegas específicos.

Cinco mecanismos de treinamento externo

1. Extranet

A Extranet permite que usuários externos acessem o mesmo LMS interno utilizado pelos funcionários da empresa.

Os usuários externos podem receber um convite por link. É possível definir um departamento padrão para os usuários convidados. Um usuário da Extranet também pode ser transferido para a conta principal da empresa. A transferência inclui uma etapa de pré-visualização e confirmação por uma palavra-código.

Materiais da base de conhecimento podem receber a configuração “Ocultar da Extranet”. Assim, determinados conteúdos não ficam disponíveis para usuários externos.

As notificações enviadas aos funcionários da Extranet não contêm links para o portal.

A funcionalidade de Extranet está disponível quando o Brusnika.LMS é utilizado em conjunto com o Bitrix24. Em um LMS independente, essa opção fica oculta.

2. LMS externos

Um LMS externo é um espaço separado de aprendizagem para usuários externos, sem acesso à rede interna da empresa. Ele é criado a partir do LMS principal, ou LMS-mãe.

O LMS externo possui seus próprios usuários e sua própria estrutura. Ao mesmo tempo, a licença e a quantidade de usuários são compartilhadas com o LMS principal.

Em Gerenciamento do sistema → LMS externos, é possível:

• criar um portal externo;
• usar o e-mail do moderador como login;
• visualizar a lista de portais;
• consultar o login, o endereço e o nome de cada portal;
• obter um link de convite;
• excluir um portal externo.

O LMS externo pode definir seu próprio endereço por meio da configuração “Endereço do LMS”.

Os cursos podem ser copiados do catálogo usando a ação “Copiar para o portal externo”.

A partir do LMS principal, é possível trabalhar com os usuários do LMS externo usando o seletor de portal. Essa opção está disponível em relatórios, dashboards, gerenciamento de status, atribuições e avaliação 360.

Os usuários dos LMS externos também aparecem em Empresa → LMS externos.

Nem todas as funções do LMS principal ficam disponíveis no contexto do LMS externo. Em particular, não são gerados relatórios de planos individuais de desenvolvimento, competências e trilhas de carreira para um LMS externo.

Os LMS externos fazem parte do módulo “Treinamento externo” e não estão disponíveis na versão on-premise em caixa do Brusnika.LMS.

3. Acesso externo por link

O acesso externo por link fornece um link reutilizável para um objeto específico do Brusnika.LMS para uma pessoa que não possui uma conta.

É possível criar links para:

• cursos;
• testes;
• programas;
• materiais;
• pastas;
• aulas;
• eventos;
• pesquisas.

Um link pode ter uma data de expiração. O acesso também pode ser protegido por códigos. Vários códigos podem ser adicionados a um mesmo link, e os códigos são únicos dentro do portal.

Um link pode ser:

• copiado como URL;
• disponibilizado como QR Code;
• revogado;
• recriado com um novo token.

Quando o link é recriado, o link anterior deixa de funcionar.

Os links podem ter três status:

• ativo;
• revogado;
• expirado.

O visitante abre o link, informa o código de acesso quando necessário e entra diretamente no player do objeto.

Relatórios anônimos por código de acesso

O acesso por link pode ser utilizado para testes ou treinamentos anônimos quando é necessário analisar os resultados sem armazenar no LMS a relação entre a pessoa e seu resultado.

No relatório, ao selecionar os participantes, é possível informar um código de acesso. O relatório apresenta o código em vez do nome da pessoa.

A correspondência entre os códigos e as pessoas reais é armazenada fora do Brusnika.LMS.

4. Subcontas

As subcontas permitem que vários alunos trabalhem vinculados a uma única conta principal. Esse modelo pode ser utilizado, por exemplo, para funcionários de empresas contratadas, vendedores de um ponto de venda ou trabalhadores de um turno que não possuem seus próprios lugares no CRM.

Uma subconta pode conter:

• sobrenome;
• nome;
• patronímico;
• login em caracteres latinos;
• cargo;
• grupo;
• conta principal proprietária.

As subcontas podem ser organizadas em grupos.

As listas podem ser importadas e exportadas.

Também existe autorregistro: quando o usuário informa um login que não existe, o sistema oferece a possibilidade de cadastro.

A configuração “Pode entrar usando qualquer conta principal” determina se é permitido entrar utilizando outra conta principal.

As subcontas permitem:

• redefinir a senha;
• desligar o usuário;
• restaurar o usuário;
• excluir todas as subcontas com dupla confirmação.

As subcontas e seus grupos podem ser usados em atribuições, públicos de pesquisas, relatórios e dashboards.

A gestão das subcontas também está disponível por API.

5. Convites e “Compartilhar”

Os usuários podem ser convidados para um portal por meio de um link de convite. O Brusnika.LMS oferece um link web e um link para miniaplicativo do Telegram. O link para o miniaplicativo do Telegram é fornecido por API. Em um LMS independente, o acesso é feito por login e senha.

A função “Compartilhar” permite conceder acesso direto a objetos específicos para determinados colegas. É possível compartilhar:

• um curso;
• um teste;
• um programa;
• uma pesquisa;
• um material;
• um evento.

Depois de compartilhado, o objeto aparece para o destinatário na seção “Compartilhado com você”.

Como escolher o mecanismo de treinamento externo

Os cinco mecanismos diferem na forma de identificação dos usuários e na organização do acesso.

A escolha depende de o público externo precisar de uma conta individual, de um portal de aprendizagem separado ou apenas de acesso a um objeto específico.

Como funciona um LMS externo

Um fluxo típico para um LMS externo é:

1. Criar um LMS externo a partir do LMS principal.
2. Definir um endereço próprio para o portal externo.
3. Enviar o link de convite aos usuários externos.
4. Copiar os cursos necessários do catálogo do LMS principal para o portal externo.
5. Os usuários externos realizam os treinamentos nesse portal.
6. O moderador do LMS principal seleciona o portal desejado nas áreas suportadas e trabalha com os usuários e seus dados.

O LMS externo possui seus próprios usuários e estrutura, enquanto os usuários continuam sendo contabilizados na licença compartilhada com o LMS principal.

Cenários de uso

Treinamento de revendedores

É possível criar um LMS externo separado para uma rede de revendedores, enviar os convites e copiar para o portal os cursos sobre os produtos.

O progresso pode ser acompanhado a partir do LMS principal, selecionando o portal dos revendedores nas áreas em que essa operação é suportada.

Teste de candidatos

Para uma avaliação inicial de candidatos, pode-se criar um link de acesso externo para um teste.

O link pode ter uma data de expiração, por exemplo, até o final do mês. Códigos de acesso podem ser gerados para os candidatos e enviados junto com o link.

Os resultados podem ser consultados nos relatórios por código de acesso. Nesse cenário, a relação entre os códigos e as pessoas reais é armazenada fora do LMS.

Treinamento de contratados ou usuários sem lugares individuais no CRM

Quando vários alunos precisam realizar um treinamento, mas não possuem lugares individuais no CRM, podem ser utilizadas subcontas.

Os alunos podem ser organizados em grupos, e esses grupos podem ser usados em atribuições e públicos de pesquisas. Seus dados também podem ser incluídos nos relatórios e dashboards.

Relatórios e análises do treinamento externo

Os usuários externos são considerados nos mecanismos de análise do Brusnika.LMS que suportam esse contexto.

Para LMS externos, o seletor de portal está disponível em:

• relatórios;
• dashboards;
• gerenciamento de status;
• atribuições;
• avaliação 360.

O relatório de usuários ativos também considera os usuários dos LMS externos.

Visitantes que acessam conteúdos por links externos podem ser visualizados nos relatórios por código de acesso.

As subcontas e seus grupos podem ser utilizados como filtros nos dashboards e relatórios.

No contexto de um LMS externo, não são gerados relatórios de planos individuais de desenvolvimento, competências e trilhas de carreira.

Relação com outros recursos do Brusnika.LMS

O treinamento externo está relacionado a outros recursos do Brusnika.LMS:

• Atribuições — subcontas e usuários de LMS externos podem receber atribuições.
• Catálogos — cursos podem ser copiados para portais externos e objetos individuais podem ser compartilhados.
• Relatórios e dashboards — os mecanismos de análise suportados podem incluir usuários externos e subcontas.
• Pesquisas — subcontas e seus grupos podem ser utilizados na definição do público de uma pesquisa.
• Base de conhecimento — a Extranet possui a configuração “Ocultar da Extranet”.
• Avaliação 360 — existe um seletor de portal para trabalhar com a avaliação 360 no contexto de um LMS externo.
• API — a API permite operações relacionadas a usuários, subcontas e links de convite.

Essas relações não significam que todos os recursos do Brusnika.LMS estejam disponíveis em todos os mecanismos de treinamento externo. A disponibilidade depende do método de acesso e do contexto específico.

Onde configurar o treinamento externo

As principais áreas de configuração são:

• Gerenciamento do sistema → Extranet;
• Gerenciamento do sistema → LMS externos;
• Gerenciamento do aprendizado → Acesso externo por link;
• Gerenciamento do aprendizado → Subcontas.

Limitações e condições

Ao utilizar o treinamento externo, é importante considerar:

• a Extranet está disponível somente em conjunto com o Bitrix24; em um LMS independente, essa opção fica oculta;
• os LMS externos não estão disponíveis na versão on-premise em caixa;
• os usuários dos LMS externos são contabilizados na licença compartilhada com o LMS principal;
• não são gerados relatórios de planos individuais de desenvolvimento, competências e trilhas de carreira no contexto de um LMS externo;
• nos relatórios anônimos por código de acesso, a correspondência entre o código e a pessoa real é armazenada fora do Brusnika.LMS;
• a disponibilidade de um recurso específico dentro de determinado sistema corporativo depende da integração correspondente e de sua implementação.

Perguntas frequentes

O que é treinamento externo no Brusnika.LMS?

É um conjunto de cinco mecanismos para treinar pessoas que não fazem parte do quadro interno da empresa, como parceiros, revendedores, clientes, contratados e candidatos.

Quais métodos de treinamento externo estão disponíveis?

O Brusnika.LMS oferece Extranet do Bitrix24, LMS externos, acesso por link, subcontas e convites com a função “Compartilhar”.

Posso criar um LMS separado para revendedores ou parceiros?

Sim. Um LMS externo pode ser criado a partir do LMS principal, com seus próprios usuários e estrutura. Os cursos podem ser copiados para o portal externo.

É possível treinar usuários externos sem criar uma conta?

Sim. O acesso por link permite abrir um objeto de treinamento suportado sem criar uma conta. Quando necessário, o acesso pode exigir um código.

Quais objetos podem ser disponibilizados por link externo?

Cursos, testes, programas, materiais, pastas, aulas, eventos e pesquisas podem ser disponibilizados por meio de um link externo.

É possível definir uma data de expiração para um link?

Sim. Um link pode ter uma data de expiração. Também pode ser revogado e recriado com um novo token.

Os links externos podem ser usados para testes anônimos?

Sim. Os relatórios podem utilizar códigos de acesso em vez dos nomes. A relação entre códigos e pessoas reais é armazenada fora do LMS.

Para que servem as subcontas?

As subcontas permitem que vários alunos trabalhem vinculados a uma conta principal. Elas podem ser úteis para públicos que não possuem lugares individuais no CRM.

Posso analisar usuários de um LMS externo a partir do LMS principal?

Sim. As áreas suportadas possuem um seletor de portal para trabalhar com os usuários do LMS externo a partir do LMS principal. No entanto, relatórios de planos individuais de desenvolvimento, competências e trilhas de carreira não estão disponíveis nesse contexto.

A Extranet do Bitrix24 está disponível em um LMS independente?

Não. A Extranet está disponível quando o Brusnika.LMS é utilizado com o Bitrix24. Em um LMS independente, essa opção fica oculta.