Designações no Brusnika.LMS — Treinamento e Automação

As Designações no Brusnika.LMS são o mecanismo central para definir quem deve realizar o quê e até quando. Em uma única área, o moderador pode atribuir cursos, testes, materiais, pesquisas, eventos, tarefas e programas de aprendizagem a colaboradores e outros públicos.

Uma designação pode ser pontual ou recorrente. Para treinamentos que precisam ser repetidos, é possível configurar periodicidade mensal, trimestral, semestral ou anual. Para integração de novos colaboradores, modelos de designação automática podem atribuir cursos, testes ou programas sem a criação manual de cada designação.

As designações são criadas e gerenciadas por um moderador que tenha a permissão Designações. Gestores e observadores acompanham o progresso, enquanto o colaborador encontra os conteúdos, eventos e tarefas atribuídos em seu próprio ambiente, com os respectivos prazos e itens atrasados.

O que é possível fazer com as Designações no Brusnika.LMS?

O mecanismo de Designações permite:

• atribuir cursos, testes, materiais, pesquisas, eventos e tarefas;
• atribuir programas de aprendizagem;
• definir datas de início e término;
• atribuir conteúdos a colaboradores, departamentos, grupos de aprendizagem, subcontas e grupos de subcontas;
• configurar recorrência mensal, a cada 3 meses, a cada 6 meses ou anual;
• criar modelos de designação automática para novos colaboradores;
• atribuir automaticamente conteúdos a colaboradores adicionados a determinados departamentos ou grupos;
• definir atraso antes da designação e duração da designação;
• definir um gestor como observador e adicionar outros observadores;
• configurar observadores individualmente para módulos de um programa;
• personalizar textos de notificações e tarefas para uma designação específica;
• usar textos disponíveis na biblioteca ou criar textos próprios;
• visualizar uma prévia do que o colaborador receberá;
• verificar se a designação está pronta antes de criá-la;
• criar uma designação diretamente a partir do catálogo ou do cartão de um objeto;
• consultar todas as designações em uma lista única;
• arquivar e restaurar designações;
• abrir os resultados de uma designação;
• editar e excluir designações;
• retirar uma designação de programa de colaboradores específicos;
• gerenciar status e tentativas de aprendizagem;
• acompanhar a conclusão;
• gerar relatórios programados;
• consultar o progresso por meio da API;
• usar a Nika.AI para recomendações e designações automáticas no Bitrix24.

Como funcionam as Designações

A lógica básica das Designações no Brusnika.LMS responde a três perguntas:

quem → o quê → até quando.

Ao criar uma designação, o moderador escolhe o tipo de objeto, define os destinatários, informa os prazos e, quando necessário, configura recorrência, observadores, notificações e tarefas.

Para uma designação comum, podem ser escolhidos cursos, testes, materiais, pesquisas, eventos e tarefas. Os programas utilizam um tipo específico de designação.

Criação de uma designação

A área de Designações possui as abas Criar e Lista.

Em uma designação comum, o moderador pode selecionar:

• um objeto do catálogo;
• nome;
• descrição;
• datas de início e término;
• destinatários;
• gestor-observador;
• observadores adicionais;
• periodicidade;
• notificações;
• configurações de tarefas.

Para um programa, também são selecionados o programa, seus módulos, a duração de cada módulo em dias e os observadores de cada módulo.

Quando as datas de uma designação de programa são alteradas, o sistema oferece recalcular os prazos dos módulos.

Antes da criação, a verificação Pronto valida os dados necessários, incluindo nome, datas, pelo menos um objeto e pelo menos um destinatário.

Também é possível criar uma designação diretamente no catálogo ou no cartão do objeto. Nesse caso, o objeto escolhido já aparece selecionado no formulário.

Quem pode receber uma designação?

Os destinatários podem ser:

• colaboradores individuais;
• departamentos;
• grupos de aprendizagem;
• subcontas;
• grupos de subcontas.

Assim, o mesmo conteúdo pode ser atribuído a pessoas específicas ou a públicos inteiros.

Por exemplo, um treinamento anual pode ser atribuído a departamentos, enquanto um programa de integração pode ser atribuído automaticamente a novos colaboradores.

Designações recorrentes

As designações podem ser configuradas para ocorrer:

• mensalmente;
• a cada 3 meses;
• a cada 6 meses;
• anualmente.

Esse mecanismo é útil quando o treinamento ou a verificação de conhecimentos precisa ser repetido em intervalos definidos, como em treinamentos anuais obrigatórios.

Modelos de designação automática

O Brusnika.LMS permite criar modelos de designação automática para novos colaboradores.

Um modelo pode atribuir:

• um curso;
• um teste;
• um programa.

O público do modelo pode ser definido como:

• novos colaboradores;
• colaboradores adicionados a determinados departamentos;
• todos os participantes de um grupo selecionado.

O modelo pode definir:

• o atraso antes da designação;
• a duração da designação;
• a regra para escolher o observador.

O atraso determina quantos dias devem passar antes da criação da designação. O valor 0 significa que a designação será criada imediatamente.

Com a opção Gestor da estrutura, o gestor direto do colaborador se torna observador.

Como funciona a primeira aplicação do modelo

Na primeira aplicação, o modelo registra a composição atual do público. Depois disso, ele é aplicado aos novos colaboradores que atendam às condições configuradas.

A aplicação automática ocorre quando o moderador entra no sistema, mas não mais de uma vez por hora. Para novos colaboradores do Bitrix24, há também uma aplicação duas vezes ao dia.

O moderador pode iniciar o processo manualmente usando Aplicar imediatamente.

O resultado da aplicação é apresentado em um relatório.

Observadores e acompanhamento do progresso

Uma designação pode ter um gestor-observador e observadores adicionais.

Os observadores acompanham o progresso da designação. Em programas, também é possível definir observadores separadamente para cada módulo.

No ambiente do colaborador, os itens atribuídos aparecem nas seções correspondentes:

• cursos atribuídos;
• testes atribuídos;
• materiais atribuídos;
• pesquisas atribuídas;
• programas atribuídos;
• Meus eventos;
• Minhas tarefas.

Os prazos ficam visíveis para o colaborador. Os itens atrasados aparecem em uma aba específica de Atrasados. Os blocos do menu exibem contadores.

O observador pode visualizar os programas em Eu — Observador.

Notificações e tarefas

É possível configurar o texto das notificações para uma designação específica.

O moderador pode:

• escolher um texto da biblioteca;
• criar um texto próprio somente para aquela designação;
• usar variáveis {…};
• visualizar o resultado em O que o colaborador receberá.

A prévia mostra a notificação no LMS, a notificação no portal e a tarefa.

A alteração feita para uma designação específica não altera o modelo global do portal.

Nos portais Bitrix24, está disponível a opção Criar tarefas.

Nas configurações de notificações também é possível definir quais eventos geram notificações no LMS e por e-mail e quantos dias antes do término deve ser enviado um lembrete.

Gerenciamento de status e tentativas

Os resultados das designações podem ser administrados para cada colaborador.

Dependendo do tipo de objeto, é possível:

• marcar um teste ou material como concluído;
• marcar um teste ou material como não concluído;
• alterar o status de um módulo de curso ou programa;
• alterar o status de uma tentativa;
• excluir uma tentativa;
• conceder tentativas adicionais.

As designações também possuem gráficos de conclusão.

A interface inclui ainda a possibilidade de alternar para pessoas de um LMS externo.

O status de um programa ou de uma pesquisa não pode ser definido manualmente. Ele é determinado pelo módulo correspondente e pelas respostas dos usuários.

Lista de designações

A aba Lista utiliza uma única tabela para designações de conteúdos e programas.

É possível:

• filtrar as designações por tipo;
• visualizar os modelos separadamente;
• separar designações ativas e arquivadas;
• arquivar designações;
• restaurar designações arquivadas;
• visualizar o autor;
• abrir os resultados;
• editar designações;
• excluir designações.

Para programas, também é possível retirar seletivamente a designação de colaboradores específicos.

O tipo da designação não pode ser alterado durante a edição. Uma designação de conteúdo e uma designação de programa permanecem como tipos diferentes.

Resultados e análises

Cada designação possui um painel de resultados.

O painel mostra o estado dos colaboradores, incluindo:

• não iniciado;
• em andamento;
• concluído;
• atrasado.

Há filtros por:

• designação;
• público;
• grupo.

É possível detalhar os dados por colaborador e acompanhar a análise de conclusão. Os resultados podem ser exportados para Excel e PDF.

Relatórios de Designações

O grupo de relatórios de Designações inclui:

• quantidade de colaboradores;
• percentual de conclusão com sucesso;
• progresso por designação;
• progresso geral;
• os mesmos recortes por grupo.

Relatórios automáticos

Os relatórios podem ser gerados semanal ou mensalmente.

Estão disponíveis:

• Quem não está conseguindo cumprir o prazo;
• Como está o andamento do treinamento — funil de designado → iniciado → concluído → atrasado;
• O que está apresentando queda;
• Resultados dos testes;
• O que precisa ser verificado;
• Quem está ficando para trás;
• Visão geral.

Os relatórios automáticos são armazenados no arquivo e podem ser enviados por e-mail para até 10 endereços.

O envio de relatórios automáticos por e-mail não está disponível em todas as instalações. Mesmo nesses casos, o relatório continua sendo salvo no arquivo.

Designação automática com Nika.AI no Bitrix24

Quando o Brusnika.LMS é utilizado com o Bitrix24, a Nika pode usar indicadores de desempenho dos colaboradores coletados no Bitrix24, identificar lacunas e sugerir treinamentos.

Há três modos:

1. Somente recomendações — a Nika sugere um treinamento, mas não cria a designação.
2. Nika sugere, moderador confirma — a sugestão se transforma em designação após a confirmação.
3. Designar imediatamente — a designação pode ser criada automaticamente de acordo com o modo configurado.

Uma recomendação confirmada se transforma em uma designação. A mesma recomendação não é aplicada novamente.

Essa funcionalidade é específica da integração do Brusnika.LMS com o Bitrix24 e não deve ser interpretada como um mecanismo universal de designação automática para todas as integrações.

Designações no cartão do objeto

Cursos, testes, programas, pesquisas e materiais possuem uma aba Designações.

Ela mostra todas as designações nas quais o objeto está envolvido e permite acessar a edição.

Assim, o administrador pode gerenciar as designações tanto pela área central quanto diretamente pelo cartão do objeto de aprendizagem.

Relação com outros recursos do Brusnika.LMS

As Designações conectam o catálogo de aprendizagem a pessoas, públicos e prazos específicos.

Elas trabalham com:

• cursos;
• testes;
• materiais;
• pesquisas;
• eventos;
• tarefas;
• programas;
• subcontas;
• grupos;
• notificações;
• tarefas do Bitrix24;
• tarefas do Jira;
• relatórios;
• API.

As designações de programas exigem o módulo Programas. Sem esse módulo, a possibilidade de designar programas fica oculta.

A API fornece um relatório de progresso de aprendizagem com filtros por designação, status e datas, além de uma notificação sobre mudança de status.

Configurações de notificações

Nas configurações de notificações, é possível definir:

• quais eventos geram notificações no LMS;
• quais eventos geram notificações por e-mail;
• quantos dias antes do prazo deve ser enviado um lembrete;
• modelos de texto das notificações;
• modelos de tarefas para designações;
• modelos para programas;
• modelos para avaliação 360;
• variáveis dos modelos;
• pré-visualização por função;
• conjuntos de modelos.

A permissão Designações é concedida aos moderadores em Configurações → Moderadores.

Cenários de uso

Treinamento anual obrigatório

Para um treinamento anual de segurança do trabalho, o moderador pode criar uma designação com um curso e um teste final, selecionar os departamentos necessários, definir a periodicidade anual e usar o gestor da estrutura como observador.

O texto da notificação pode ser personalizado para aquela designação e conferido na prévia antes da criação.

Integração automática de novos colaboradores

Para um programa de integração, pode ser criado um modelo Novos colaboradores, com atraso de um dia e duração de 30 dias.

O programa passa a ser atribuído automaticamente aos novos colaboradores que atendam às condições do modelo.

Controle de prazos

Um gestor ou observador pode abrir o painel da designação, filtrar os colaboradores e identificar quem ainda não começou, quem está em andamento e quem está atrasado.

O relatório programado Quem não está conseguindo cumprir o prazo pode ser usado para acompanhamento recorrente.

Verificação recorrente de conhecimentos

Uma designação recorrente de teste permite repetir a verificação de conhecimentos em intervalos definidos — mensalmente, a cada três ou seis meses ou anualmente.

Treinamento para diferentes públicos

O mesmo mecanismo pode ser usado para colaboradores individuais, departamentos, grupos de aprendizagem, subcontas e grupos de subcontas.

Limitações e condições

As principais regras das Designações são:

• o tipo de designação — conteúdo ou programa — não pode ser alterado depois da criação;
• um programa é atribuído como um instantâneo; alterações posteriores no programa original não modificam designações que já foram emitidas;
• o status de programas e pesquisas não pode ser definido manualmente; ele é determinado pelo módulo correspondente e pela atividade do usuário;
• grupos de aprendizagem podem ser usados nas designações somente em portais Bitrix24;
• a designação de programas fica oculta quando o módulo Programas não está disponível;
• o envio de relatórios automáticos por e-mail não está disponível em todas as instalações, embora os relatórios gerados permaneçam no arquivo.

Perguntas frequentes

O que são Designações no Brusnika.LMS?

É o mecanismo usado para definir quais colaboradores ou grupos devem realizar determinados cursos, testes, materiais, pesquisas, eventos, tarefas ou programas e dentro de quais prazos.

Quem pode receber uma designação?

Os destinatários podem ser colaboradores, departamentos, grupos de aprendizagem, subcontas e grupos de subcontas.

É possível criar designações recorrentes?

Sim. É possível configurar recorrência mensal, a cada 3 meses, a cada 6 meses ou anual.

É possível atribuir treinamento automaticamente a novos colaboradores?

Sim. Os modelos de designação automática podem atribuir cursos, testes ou programas a novos colaboradores.

É possível atribuir automaticamente um programa de integração?

Sim, desde que o módulo Programas esteja disponível. O modelo pode atribuir automaticamente o programa aos colaboradores que atendam às condições configuradas.

Quem pode acompanhar o progresso?

O gestor-observador e os observadores adicionais podem acompanhar o progresso. Nos programas, os observadores também podem ser definidos por módulo.

É possível alterar manualmente os resultados?

Para os objetos compatíveis, o moderador pode alterar o status de conclusão de testes ou materiais, gerenciar o status dos módulos, alterar ou excluir tentativas e conceder tentativas adicionais. O status de programas e pesquisas não pode ser definido manualmente.

Existem relatórios sobre as designações?

Sim. Há painéis, relatórios de progresso, análises por grupo e relatórios automáticos programados.

É possível obter o progresso por API?

Sim. A API disponibiliza um relatório de progresso com filtros por designação, status e datas, além de notificações de mudança de status.

As designações automáticas podem ser usadas no Bitrix24?

Sim. O Bitrix24 permite modelos automáticos para novos colaboradores, departamentos e grupos, além de recomendações e automação de designações por meio da Nika.AI.