Como a VTOP LLC reduziu o tempo de onboarding em 4x e padronizou o conhecimento com a Brusnika.LMS

Sobre a empresa

Setor de atuação: venda de roupas em marketplaces

Tamanho da equipe: 20 pessoas

Geografia: toda a Rússia

Características do negócio: ritmo de trabalho acelerado, dependência de mudanças nas regras dos marketplaces, necessidade de treinamento contínuo sobre as particularidades da plataforma e adaptação rápida a mudanças nos algoritmos de ranqueamento.

Desafio

A empresa precisava acelerar a integração de novos colaboradores. Antes, o treinamento era assistemático: os materiais (instruções, capturas de tela, planilhas) ficavam espalhados em diferentes chats e pastas, e colegas mais experientes explicavam repetidamente os mesmos conceitos básicos aos novatos. Como resultado, a adaptação completa de um colaborador levava até 8 semanas, período em que ele cometia muitos erros que prejudicavam o desempenho. RH e o gestor gastavam até 15 horas por semana com explicações rotineiras e acompanhamento dos primeiros dias dos novos colaboradores.

Impacto no negócio: os colaboradores demoravam a atingir as metas, e a equipe experiente e os gestores ficavam sobrecarregados.

Solução

Escolheram a Brusnika.LMS pela simplicidade, rapidez de implantação e integração com o Bitrix24, onde a equipe já trabalhava.

Quais ferramentas foram usadas:

• Criação de cursos. Desenvolveram, no construtor de cursos, trilhas estruturadas de onboarding com módulos sobre o funcionamento do marketplace e outros serviços relacionados.
• Testes. Após cada módulo, os colaboradores fazem um teste automatizado para verificar o conhecimento. Isso revela lacunas imediatamente.
• Atribuição de treinamento. A integração com o Bitrix24 atribui automaticamente o curso de onboarding a cada novo colaborador.

O que gostaram: conectaram e configuraram o sistema sozinhos, sem envolver o departamento de TI, em literalmente uma semana. A interface é intuitiva tanto para o RH quanto para os colaboradores — eles conseguiram começar o treinamento sem instruções longas.

Resultado

Em números:

Antes: o onboarding de um novo colaborador levava 8 semanas, e RH/gestores gastavam até 15 horas por semana em supervisão.

Depois: o tempo de onboarding caiu para 2 semanas. O tempo do RH com supervisão e respostas a perguntas básicas dos novatos caiu 80%.

Efeito econômico: economia na folha de pagamento por levar os colaboradores à produtividade plena mais rápido, além de liberar o tempo de especialistas-chave para tarefas mais importantes.

Mudanças qualitativas:

• Padronização. Todos os colaboradores agora têm um nível de conhecimento igualmente alto sobre os processos do negócio.
• Transparência. O gestor e o RH veem os resultados de treinamento de cada novato em tempo real.
• Autonomia. Os colaboradores podem aprender no próprio ritmo e revisitar os materiais a qualquer momento.
• Feedback dos colaboradores. Os novatos relatam se sentir mais confiantes desde o primeiro dia, já que todos os materiais necessários estão reunidos em um só lugar.

Depoimento

"Adotar a Brusnika.LMS resolveu nosso principal problema — o caos no treinamento. Antes, cada nova pessoa passava pela mesma jornada de caça a instruções dispersas. Agora temos um caminho de onboarding claro e eficiente, que economiza tempo e paciência de toda a equipe. O sistema é tão simples que configuramos tudo sozinhos, e é exatamente disso que uma empresa em crescimento precisa para gerir conhecimento."

— Alena Matviychuk, RH, VTOP LLC