Por que integrar a LMS ao CRM: o treinamento como parte do trabalho diário

Praticamente toda empresa moderna usa um CRM como seu sistema de trabalho principal. É ali que os colaboradores começam o dia, recebem tarefas, se comunicam com colegas, atendem clientes, planejam reuniões e acompanham suas próprias responsabilidades.

Ao mesmo tempo, muitas empresas usam um sistema de ensino a distância (LMS) separado. É nele que acontecem a integração de novos colaboradores, o treinamento obrigatório, os testes, as certificações, o desenvolvimento de competências e o trabalho com a base de conhecimento corporativa.

À primeira vista, parecem dois produtos independentes, cada um cumprindo sua própria função. Mas é exatamente entre eles que surge uma das maiores barreiras do treinamento corporativo.

Para fazer mais um curso, o colaborador precisa lembrar o endereço de um portal separado, digitar login e senha, acompanhar mais uma fonte de notificações e ficar alternando constantemente entre sistemas diferentes.

Como resultado, o treinamento passa a ser visto como uma obrigação à parte, que pode ser deixada para depois.

A integração entre LMS e CRM muda essa lógica. Ela permite transformar o treinamento em parte natural do trabalho diário dos colaboradores.

O CRM se torna um ambiente de trabalho único

Há muito tempo o CRM deixou de ser apenas um sistema de gestão de vendas.

Hoje ele ajuda a gerenciar tarefas, comunicações, projetos, documentos, calendários e processos internos da empresa.

O próximo passo lógico é integrar o treinamento.

Quando o sistema de treinamento passa a fazer parte do CRM, o colaborador não precisa mais pensar onde encontrar o curso designado ou como acessar a LMS. O treinamento aparece no ambiente de trabalho já conhecido e se torna um processo tão natural quanto receber uma nova tarefa ou participar de uma reunião de trabalho.

O CRM ajuda a realizar o trabalho.

A LMS ajuda a realizar esse trabalho melhor.

Juntos, eles criam um único ambiente digital de desenvolvimento dos colaboradores.

Base única de colaboradores e login unificado

Na maioria das empresas, o CRM é a principal fonte de informações sobre os colaboradores.

É ali que novas contas são criadas, a estrutura organizacional é formada, e cargos, departamentos e gestores mudam.

A integração permite sincronizar automaticamente esses dados com a LMS.

Um novo colaborador aparece no sistema de treinamento sem que nenhum administrador precise fazer nada.

Ao ser transferido para outro departamento, as informações são atualizadas automaticamente.

Ao ser desligado, o acesso ao treinamento pode ser encerrado sem etapas adicionais.

Outra vantagem importante é o login único.

Basta o colaborador entrar uma vez no CRM corporativo. Depois disso, ele tem acesso ao sistema de treinamento sem precisar digitar login e senha novamente.

Quanto menos obstáculos técnicos o colaborador enfrentar, maior a probabilidade de o treinamento realmente ser concluído.

O treinamento se torna parte do fluxo de trabalho

Depois da integração, designar treinamento deixa de ser um processo à parte.

Basta o gestor ou o profissional de RH selecionar o colaborador e atribuir o objeto de treinamento necessário:

• um curso;
• um programa de treinamento;
• um teste;
• uma pesquisa;
• uma avaliação 360°;
• um material da base de conhecimento corporativa.

Todas as ações seguintes acontecem automaticamente.

O colaborador recebe uma notificação no CRM.

Ao mesmo tempo, é criada uma tarefa de trabalho com o nome do treinamento, o prazo de conclusão e um link direto para o curso correspondente.

Ele não precisa procurar um e-mail, abrir um portal separado ou descobrir onde está o treinamento designado.

Para o colaborador, isso se parece com uma tarefa de trabalho comum, que precisa ser concluída dentro do prazo estabelecido.

É exatamente por isso que o treinamento se torna parte do trabalho diário, e não uma atividade à parte.

Treinamento automático a partir de mudanças no CRM

Possibilidades ainda maiores se abrem quando o treinamento começa a ser disparado automaticamente a partir de determinados eventos.

Por exemplo:

• um novo colaborador é contratado;
• um colaborador é transferido para outro departamento;
• um colaborador é incluído em um determinado grupo de trabalho;
• um colaborador recebe um novo cargo.

Em todos esses casos, o sistema pode designar automaticamente os cursos, programas de treinamento, testes ou materiais da base de conhecimento necessários.

Essa abordagem é especialmente útil para organizar a adaptação de novos colaboradores, a integração, o treinamento após transferências e a automação do treinamento obrigatório.

Basta a empresa configurar as regras de atribuição uma única vez.

Depois disso, o treinamento será disparado automaticamente sempre que os eventos correspondentes ocorrerem no CRM.

Os eventos de treinamento aparecem no calendário corporativo

Nem todo treinamento acontece em formato de curso online.

As empresas realizam regularmente webinars, treinamentos presenciais, certificações, exames e eventos internos.

A integração permite criar automaticamente esses eventos no calendário corporativo do CRM.

Os colaboradores recebem convites na interface já conhecida, e os gestores veem a carga de treinamento de suas equipes junto com reuniões de trabalho e outros eventos.

Os grupos de trabalho se tornam grupos de aprendizagem

Praticamente todo CRM permite criar grupos de trabalho para departamentos, projetos ou áreas específicas de atuação.

A integração permite usar esses mesmos grupos na organização do treinamento.

Por exemplo, é possível preparar programas separados para:

• novos colaboradores;
• líderes;
• gestores de vendas;
• especialistas de atendimento;
• colaboradores de um departamento específico.

Nesse caso, a composição dos participantes é sincronizada automaticamente.

Os materiais de treinamento ficam disponíveis apenas para os participantes do grupo correspondente.

Não é preciso criar as mesmas estruturas simultaneamente no CRM e na LMS.

O CRM ajuda a entender quem precisa ser treinado

As possibilidades mais interessantes surgem quando a integração deixa de se limitar à sincronização de usuários e notificações.

O CRM coleta diariamente um enorme volume de informações sobre o trabalho dos colaboradores.

Ele sabe:

• quantos negócios cada gestor fecha;
• quantos leads são perdidos;
• quais tarefas ficam constantemente atrasadas;
• quais indicadores de desempenho começam a piorar.

Mas o CRM sozinho não responde por que isso está acontecendo.

É exatamente aqui que entra o sistema de treinamento.

Com base nos indicadores de desempenho, é possível identificar quais colaboradores realmente precisam de treinamento, selecionar os programas de desenvolvimento adequados e designá-los no momento certo.

O treinamento deixa de ser igual para todos e se torna direcionado.

A inteligência artificial ajuda a desenvolver os colaboradores

As tecnologias modernas permitem dar um passo além.

A inteligência artificial consegue analisar os indicadores de desempenho dos colaboradores, cruzá-los com o catálogo corporativo de treinamento e recomendar exatamente os programas que ajudarão a resolver os problemas identificados.

Por exemplo, se um gestor perde negócios ou leads com frequência, o sistema pode sugerir cursos sobre tratamento de objeções, técnicas de vendas ou conhecimento de produto.

Depois da confirmação de um moderador, o treinamento é designado automaticamente ao colaborador, e uma tarefa de trabalho já conhecida aparece no CRM.

Assim, o treinamento deixa de ser uma obrigação formal e se torna uma ferramenta de melhoria contínua do desempenho dos colaboradores.

O que a empresa ganha

A integração entre LMS e CRM traz benefícios para todos os envolvidos.

Colaboradores

• trabalham em um sistema já conhecido;
• não precisam memorizar logins e senhas adicionais;
• recebem o treinamento como tarefas de trabalho comuns;
• passam pela adaptação e pelo desenvolvimento mais rápido.

Gestores

• designam o treinamento em poucos cliques;
• acompanham a conclusão sem alternar entre sistemas;
• conseguem desenvolver os colaboradores com base em indicadores reais de desempenho.

Profissionais de RH

• não criam usuários manualmente;
• não mantêm duas estruturas organizacionais;
• automatizam a adaptação de novos colaboradores e o treinamento obrigatório.

A empresa

• reduz a carga administrativa;
• aumenta o engajamento dos colaboradores com o treinamento;
• torna o desenvolvimento de pessoas uma parte contínua dos processos de trabalho.

Tudo isso já funciona

As possibilidades descritas aqui não são um conceito nem um plano para o futuro.

Elas já estão implementadas na Brusnika.LMS e são usadas em integrações com diversos sistemas de CRM.

Dependendo das capacidades de cada plataforma, os cenários de interação podem variar, mas a base única de colaboradores, o login unificado, a atribuição automática de treinamento, a criação de tarefas e notificações, a integração com calendários, a sincronização de grupos de trabalho e outros mecanismos já são aplicados com sucesso em projetos corporativos.

Conforme os sistemas de CRM evoluem, surgem novos pontos de integração, permitindo unir ainda mais os processos de trabalho e de treinamento.

Em vez de uma conclusão

A integração entre LMS e CRM não é apenas uma troca de dados entre dois programas.

É uma transição para um novo modelo de treinamento corporativo, no qual o desenvolvimento dos colaboradores se torna uma extensão natural do trabalho diário.

Quando o treinamento chega junto com as tarefas de trabalho, é disparado automaticamente em mudanças de RH, usa a estrutura organizacional da empresa, ajuda os gestores a tomar decisões e evolui com base em dados reais do CRM, ele deixa de ser um processo à parte.

Ele se torna parte do negócio.

Em nossa opinião, é exatamente isso que representa o futuro do treinamento corporativo.